【RPA案例】供應物流情境-用UiPath在3小時內解決5天的人工作業量
每家公司都一定有的痛：採購到付款任務，發票與收據的應付帳款與花費合規處理流程，耗時又戰戰兢兢
企業案例背景：Tarsus Distribution位在非洲地區，資訊電子產品通路代理業，提供IT產品代理、在地通路分銷、物流與維修服務。類似非洲版的台灣精技電腦。他們合作的供應商涵蓋各大品牌：Dell、HP、Acer、ASUS、Lenovo、Microsoft、Canon、EPSON、Philips等營運上面臨的最大挑戰：公司內部的運輸團隊，在三年內有4名員工接續離職，而留下來的員工承擔的工作量增加，正面臨人力短缺與必須改善員工滿意度的壓力。第一個優先嘗試的流程自動化：供應商客戶的發票處理，以前很難做到自動化的主要狀況是因為不同公司的發票與收據格式不一、掃描後的發票解析度不高或是歪掉。
本文重點：
- 優先自動化流程：供應商發票內容擷取到輸入ERP
- 內部員工從懷疑心態到支持熱愛的過程，看到實際成果
- 取得小成果後，逐步規模化
一、擷取供應商發票數據，輸入ERP系統
► 為什麼選擇讓這個流程(Procure-to-Pay)優先自動化？
- 與企業風險管理有關，準確＆合規是第一要求：因為如果某張發票有合規性的問題，要面對麻煩的內部審計，最後可能會被處以數百萬的罰款、甚至會被威脅撤銷進口商代碼。其實早在幾年前，Tarsus Distribution就曾經因為在發票驗證流程上失誤、沒有即時識別出對某批貨物有合規問題，才深刻認知到這個流程對公司經營的嚴重性。
2. 與員工滿意度有關：當時運輸部門正面臨嚴重的人力短缺，同時也擔心崗位上的員工工作量與滿意度。
► 第一個小型測試：
先從一家比較小型的供應商客戶(一家日本印表機製造商)做測試，讓 UiPath Robot 去識別貨物發票上的數據，然後登入到ERP平台並輸入數字，希望做到貨物運輸的追蹤與數據可視化。
- 建立給供應商的採購單、並寄出採購單
- 處理、核准供應商發票
- 將已核准的發票發佈到 ERP
► 第一個試點經驗成功後，開始用在重要供應商客戶上，加快採購到付款週期
他們的重要供應商客戶像是HP、HPE、Lenovo等，因為能夠更快解決發票和付款狀態的供應商查詢、加強監管追蹤、控制和報告，除了能更快回應市場需求外，也加深與供應商的合作關係、提高未來在協商談判的影響力。
二、內部員工從懷疑排斥心態到支持熱愛
一般人對機器人都有一種恐懼心理、會有威脅感。一開始，即便我們討論的是一個虛擬的流程機器人RPA，但有些員工內心還是存在不知排斥與懷疑的 。然而，他們不知道的是，RPA是在幫他們省力，而不是要取代他們。
- by Tarsus Distribution供應鏈主管Tim Proome
兩個真實考驗，帶來轉折點，開始建立員工對RPA的信心
- 有次員工發現RPA虛擬流程機器人（他們幫虛擬流程機器人命名為Betsy）竟然撤銷了某批貨物並拒絕執行其他處理工作。員工介入查驗後，才發現這批貨物確實存在問題，且與幾年前讓公司陷入營收服務審計情況的問題相同！這件事後，除了鬆一口氣外，也增強員工跟RPA互動合作的信心。
- 新年假期後，運輸部門員工回到崗位上後，一般來說，又會是一個大量的貨物數據擷取跟輸入系統的工作。1400批貨物，若手工處理，要耗費7天以上的工作天，但UiPath 機器人已經對這批貨物先做相關處理了。
- UiPath機器人在3小時內處理76批貨物，直接減少原本要花5天的工作量
- 每批貨物要耗費的人工工時減少3–4小時
- 數據擷取到輸入系統，完成100%準確性
三、下一步怎麼規模化？
在單一部門取得明顯成果後，Tarsus Distribution 決定擴大對RPA的應用，積極向那些工作流程中也涉及大量耗時的手工作業的部門推廣RPA技術。
同時開始採用可以管理這些會越來越多的數位勞動力，透過UiPath Orchestrator 管理中控平台，可以做排程、權限管理、符合審計與合規性、內建分析儀表板以監控運作效率等。
我想把RPA推薦給所有人，無論你是從事哪種繁瑣工作，一旦你開始跟RPA共事，你會愛上他，他反而會幫你提高你的價值，而不是種威脅。
◈ 延伸閱讀(1)：RPA案例║如何用UiPath讓供應鏈流程自動化◈ 延伸閱讀(2)：AI+RPA ║ 智慧文件辨識2.0應用，多格式文件處理自動化如果這篇文章對你有幫助的話，歡迎直接按右下方的👏拍手讓我們知道喔～
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