【上班族數據力2.0】如何用Tableau練就「數據故事力」Data Storytelling
Presenting Numbers is a communication skill just like writing and speaking
用數據說故事，是表達力的一種，
如同寫作表達、口語表達一樣，都是一種需要刻意練習的能力。如果你是一位上班族 (不管是什麼專業)
若曾有過以下經驗，那這篇文章就是要給你的！如果你曾經，花很多時間準備數據資料、製圖製表、嘗試解讀、附加自己的觀察洞見，但最後在報告時，聽眾(老闆/同事)似乎沒有真的很理解，甚至還間接影響他們做出錯誤的決定...你一定感覺很挫敗吧！其實，你並不孤單！
這也是很正常的事，因為你只是還沒嘗試到更好的方式＆善用工具以下，我們節錄【Data+Design用數據講故事】線上社群的兩位招集人
他們用其自身經驗，與我們分享：
❶ 為什麼要用數據說故事？
❷ 如何做好數據故事的開場？
❸ 用數據講故事的能力怎麼練習？
本文內容
- 為什麼要用數據說故事？
- 用數據講故事的五步驟
- 七種常見的數據故事類型
- 學會 SCQA 敘事模型(思維框架、套路、結構化表達)
- 其他提醒 : 確認目的與方式、運用的工具、文字稿、相關的知識與積累
- 推薦閱讀：讓你的數字會說話 Painting with Numbers by Randall Bolten
- Tableau 技能培訓課程＋追蹤最新活動消息
一、為什麼要用數據說故事？
- 可以更具體支持自己的論點，讓自己的建議更具脈絡與說服力
- 幫助聽眾可以更具體理解、加速進入你的情境、進而參與思考討論
特別是現在，越來越多人都想踏入數據分析領域的情況下，「會用數據說故事」的能力，是辨別出 「初階 vs.進階」分析師專業力的指標之一。
數字如同文法、單字一樣基本。用數據說故事，就像是我們會正確使用單字、文法去呈現我們的想法一樣。
二、用數據講故事的五步驟
任何一個人要用數字去表達時，他的首要目標就是要「被理解」
因為即便數字無誤，但聽眾不理解也等於「溝通無效」
Communicate well with numbers 是一門需要練習的技能
用數據講故事的五個步驟：
- 圍繞一個主題
- 介紹背景與問題
- 數據的呈現與講解：當呈現數據時，真正關鍵並不是數字本身，而是你如何闡述，因為即便呈現數字在觀眾眼前，他們腦海中一樣是在組織句型
- 洞察發現
- 行動建議(Optional)
三、七種常見的數據故事類型
如果你的受眾(老闆/團隊)沒有理解自己正在講解的內容時，通常，不一定都要怪罪在數據的呈現方式很糟糕，也有可能是數據其實是可被理解的，只是需要花時間認真看進去
但往往因為老闆/團隊只用很短的時間去解讀
所以重點就是，你不只要正確呈現數據、還要讓讀者很快地抓到重點。
以下7種數據故事類型，可以幫助你從要讓受眾思考什麼重點出發
- 隨著時間而改變Change Over Time (需要展現趨勢時)，開頭會討論：為什麼會發生這種情況，為什麼會一直發生？我們能做什麼來阻止或促使這種情況發生？
- 向下切入查詢 Drill Down (有背景脈絡，能不斷下鑽細節的)，開頭會討論：為什麼這個人、地點或事件與眾不同？如何比較這個人、地點或事件的表現？
- 視角拉遠 Zoom Out (需要拉大格局、跳脫思考的)，開頭會討論：我們關注的事情跟整體大局相比是怎樣？對大局有什麼影響？
- 對比Contrast (有比較基準的），開頭會討論：這點為什麼會不同？我們如何能使 A 表現得像 B？我們應該關注哪個方面，哪個方面做得很好？
- 交叉點 Intersections（有突出的重大轉變時），開頭會討論：是什麼原因導致這些轉變？這些轉變是好還是壞？這些轉變如何影響我們排程的其他方面？
- 因素Factors (一個主題可以拆解多個變因或類別時)，開頭會討論：是否存在我們應該更關注的一個特定因素？這些因素對我們關注的指標有多大的影響？
- 離群值Outliers（要顯示異常時），開頭會討論：為什麼此項不同？
延伸閱讀：講述精彩故事的最佳做法 by Tableau 四、學會 SCQA 敘事模型
能不疾不徐的把一件事說清楚，是一種技能。且是一種比工作態度與工作能力更基本的「地基型技能」
SCQA是一種思維框架、套路、結構化表達方式
SCQA這個思考框架是源自於麥肯錫第一位女性顧問 Barbara Minto，同時也是MECE原則的創始人。
在描述事情/講故事的4個重要節點：
- 情境Situation：一旦把聽眾帶入你所處的情境中，建立共同認知、產生共同情感，才有機會獲取對方想進一步理解、採取行動的意願（四步驟中最關鍵的一環，建立共知與共情）
- 障礙Complication/衝突Conflict：描述障礙跟衝突，讓聽眾認知到這個問題的存在。
- 提問Questioning：針對這個衝突/阻礙，提出一個有品質的問題（這可以隱含在第二步裡）
- 回答Answering：提供克服問題的答案
經典故事舉例：司馬光砸缸
情境S：一群小朋友在玩耍
衝突C：一個小朋友掉入缸裡
問題Q：要救人
答案Ａ：砸缸
延伸思考：你就是公司裡的司馬光，怎麼與同事/老闆溝通工作內容？你的SCQA在哪裏？
SCQA其實有不同順序組合，取決於你想要強調什麼？
- 無意識的：驚慌型CSA (Q)
- 有意識的：冷靜型SCQA
- 有意識的：表現型ASC (Q)
商業情境練習：訂單量暴增、希望老闆擴增人手
你是訂單處理團隊的負責人，最近網路訂單特別多，但團隊中最近有人離職了，你希望可增加團隊人手，但由於你的部門平常老闆沒有那麼關注，所以現在你要分析數據，跟大老闆匯報工作，要在短短3分鐘內，說服他增加團隊人手。
- 情境S：2020年開始，訂單一如既往穩健發展。
- 阻礙C：3月時，訂單處理團隊有兩人離職導致人手吃緊，今年6月開始，訂單量明顯增加，團隊已經盡全力加班，仍然做不完。現在，已經影響了公司的實際接單業績跟客戶的滿意度。
- 問題Q：我們究竟怎樣才能解決訂單處理效率的問題呢？
- 答案Ａ：希望總公司可增加訂單處理部門的人手（或希望總公司可以增加軟體預算，購買 UiPath RPA流程機器人 讓訂單處理流程自動化）
自我練習：搭配 Tableau 實作呈現數據的話，你會怎麼做？五、「用數據說故事」的其他提醒
- 先確認溝通「目的」與「方式」：通常在分析後，會有初步的結論，而這個結論是總結性的、還是要推動一個新項目的、還是要告知有異常的，根據不同目的，去選擇不同的方式去達到最好的效果，例如分析報告要當面Present (可控度高、文字輔助說明低) 或是用Email寄送？
- 運用的工具：不同的情境下，要考慮互動方式、製作難度、是否需要酷炫的動畫效果等。例如：一般來說，在公司內部的討論報告，可以選擇直接在分析工具（e.g. Tableau ）裡面講解即可，因為你可以在講的過程中，根據團隊成員的提問、假設，隨時進行篩選、調整。而用PPT講解的情況下，通常是你的數據只佔整個報告的一小部分，不是最主要的重點，同時需要很追求動畫效果，就可選擇PPT去呈現。
- 若有重要的報告，可準備文字稿：不是用來照念的，而是透過分段、列要點的方式，當臨時報告時間被縮短時，可以馬上知道哪些要點要跳過省略。
- 相關知識的綜合積累：資料視覺化的基礎知識（例如人類視覺原理）、通用性的設計排版知識、商業情境與業務知識、溝通演講的能力
六、推薦閱讀
- 讓你的數字會說話 Painting with Numbers by Randall Bolten
- 商業儀錶盤可視化解決方案
- Storytelling With Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals
- 演說的藝術：如何在眾人面前暢達無礙 The Art of Public Speaking
- resonate溝通：用故事產生共鳴
七、Tableau 技能快速上手培訓班
Tableau Desktop 進階2日培訓
給超過6個月實際操作卻依舊平庸的 Tableau Desktop用戶
Tableau Desktop 進階2日，課程目標
課程結束後，你將擁有「化繁為簡」的能力，不管是在公式計算、還是呈現方式。
❶ 懂得根據不同的數據關係，善用多元圖表類型與使用情境
❷ 知道如何快速用Tableau呈現老闆常問的問題：有多少比例的新客在第一次購買後的6個月內回購？每年下單1,2,3 N次的客戶的比例？在每個銷售地區，平均每位超級業務的最高訂單金額是多少？
❸ 掌握Tableau進階必備概念：LOD名詞定義類別與關聯
❹ LOD與表計算的區別與關係常見應用案例
❺ 拿到上課證明，並持續與其他超過300位用戶一起學習
➔ 看專家解釋 為什麼 Tableau 的 LOD 重要？ 為什麼找到一個好問題 跟 找答案一樣重要？ Tableau 的 LOD 跟找到好問題 High Quality Questions 之間有什麼關係？▎關於開課單位，PGi樺鼎商業資訊
是Tableau在台灣的第一家合作夥伴，除了代理Tableau軟體授權，也是最專注在教學培訓的代理商。
在長達9年與Tableau的合作關係，我們已在台灣服務超過300家企業，特別是高科技製造、金融服務、零售、生技醫療等。
我們致力幫助台灣企業用戶認識並熱愛使用Tableau，協助多數的工作者，擺脫長久以來的低效率分析方式、重新定義【什麼叫做Visual Analytics 視覺化分析】，
讓我們開始練習用思維去引導分析，讓工具去輔助腦袋中的想法快速呈現眼前，而不再被傳統工具受限想法。
